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Audit de vos process : savoir ce qui peut tourner tout seul

Vous sentez que l'administratif vous prend trop de temps, sans savoir par où commencer ? L'audit sert à ça. On passe en revue votre façon de travailler, et je vous dis, noir sur blanc, ce qui peut être simplifié ou automatisé, et dans quel ordre. C'est la base de tout le travail qui suit.

Faire le point sur mon quotidienComment ça se passe ?

En bref

  • Un questionnaire de 15 minutes, puis un échange avec vous ou la personne qui s'occupe de l'administratif.
  • Un rapport écrit, avec les tâches classées de la plus utile à la moins urgente.
  • Tout ce que je mets en place ensuite part de ce rapport : rien n'est fait au hasard.

Pour qui ?

Pour les dirigeants de TPE et PME qui font leur métier et leur administratif. Typiquement :

  • un artisan qui prépare ses devis le soir ;
  • une auto-école dont le bureau est débordé aux heures d'ouverture ;
  • un agent immobilier qui recopie ses notes de visite deux fois.

Pas besoin d'être à l'aise avec l'informatique. C'est même le cas le plus fréquent.

Comment ça se passe ?

  1. On se parle 30 minutes

    Par téléphone ou en visio, gratuitement. Vous me racontez votre quotidien et ce qui coince.

  2. Vous remplissez un questionnaire

    En 15 minutes environ : vos outils, vos tâches répétitives, le temps qu'elles vous prennent, vos priorités. Des estimations suffisent.

  3. On échange

    Avec vous ou avec la personne qui s'occupe de l'administratif. On reprend les tâches principales, étape par étape : d'où arrive l'information, dans quel outil, combien de fois elle est tapée.

  4. J'analyse et je rédige le rapport

    L'audit dure un à deux jours en tout.

  5. On le parcourt ensemble

    Vous choisissez ce que vous voulez mettre en place, et quand.

Tout commence par l'étape 1. 30 minutes au téléphone ou en visio, gratuit et sans engagement.

On en parle

Ce que contient le rapport

  • En bref : ce qui vous coûte le plus aujourd'hui, et mes trois recommandations prioritaires ;
  • vos tâches passées en revue : fréquence, temps estimé par vous, ce qui coince ;
  • ce qui fonctionne bien (et qu'on garde tel quel), ce qui vous fait perdre du temps, et les risques (par exemple un fichier clients sur un seul ordinateur, sans sauvegarde) ;
  • mes recommandations : à faire en premier, à planifier ensuite, et ce que je vous déconseille ;
  • où vous en êtes sur la facture électronique ;
  • la prochaine étape que je vous propose.

La base de tout le travail qui suit

L'audit n'est pas un document de plus à ranger. C'est le plan de travail : chaque automatisation, chaque amélioration de votre site part d'un constat du rapport. Vous savez pourquoi on fait chaque chose, et dans quel ordre.

par exemple

Les devis d'un artisan du bâtiment

  1. Les demandes arrivent par téléphone, par SMS et par email, et sont notées sur un carnet.

  2. Les devis sont faits le soir, en recopiant les coordonnées du client dans le logiciel.

  3. Personne ne relance les devis sans réponse : certains clients signent ailleurs.

  4. Le rapport classe ces trois points. En premier : regrouper les demandes dans un seul fichier clients et préremplir les devis. Ensuite : une relance automatique, au délai choisi par l'artisan.

Exemple fictif, pour illustrer.

Ça ressemble à vos semaines ? On regarde les vôtres ensemble, en 30 minutes, gratuitement.

Faire le point

Ce que l'audit n'est pas

  • Ce n'est pas un audit comptable ni un contrôle : je ne juge pas votre organisation, je cherche le temps perdu.
  • Ce n'est pas une vente déguisée : si rien ne vaut la peine d'être automatisé, je vous le dis.

Vos questions

Combien coûte un audit ?

Ça dépend de la taille de votre entreprise et du nombre d'outils à regarder. Après le premier échange, je vous envoie une proposition détaillée.

Dois-je vous donner accès à mes outils ?

Non, pas pour l'audit. Vous me montrez comment vous travaillez, en partage d'écran si besoin. Vos accès restent les vôtres.

Et si je veux tout mettre en place moi-même ?

C'est possible. Le rapport est écrit pour être compris sans moi.

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